在日常办公中，我们经常遇到WPS表格（ET）内容繁多，但只需要打印其中一部分核心数据的场景。如果直接打印，不仅会浪费纸张和墨水，还会让报表显得杂乱无章，缺乏专业性。这时，掌握WPS打印区域设置就显得至关重要。wps官网将从基础操作到高级技巧，为您提供一份详尽的指南，帮助您彻底告别打印烦恼，实现精准、高效的文档输出。

WPS打印区域设置终极指南：从基础到高级技巧，精准打印不再愁

一、为什么要设置打印区域？（告别盲目打印）

设置打印区域，就像在庞大的数据画布上用一个无形的“相框”圈出您想展示的部分。它的核心优势在于：

  • 精准控制： 只打印您需要的数据，忽略草稿、备注或无关的行列，让打印成品重点突出。
  • 节约成本： 避免打印不必要的页面，显著节省纸张和打印耗材。
  • 提高效率： 一次设置，多次使用。对于需要反复打印的报表，无需每次都手动选择，省时省力。
  • 保持格式： 可以配合“缩放”和“打印标题行”等功能，确保打印出来的多页报表格式统一、易于阅读。

二、基础操作：设置与取消固定打印区域

这是最常用、也是最核心的方法。通过此方法设置的打印区域会被保存，下次打开文件直接打印时，默认就是这个区域。

步骤1：设置打印区域

  1. 选中区域： 首先，在WPS表格中，用鼠标拖动选中您希望打印的单元格区域。例如，选中 A1 到 F20 的区域。
  2. 进入设置： 点击顶部菜单栏的 “页面布局” 选项卡。
  3. 执行命令： 在“页面布局”工具栏中，找到并点击 “打印区域” 按钮，然后在下拉菜单中选择 “设置打印区域”。

操作完成后，您会发现选中的区域外围出现了一条淡淡的虚线框，这代表打印区域已成功设置。现在您按下 Ctrl+P 进入打印预览，会发现只有您设置的区域会显示出来。

步骤2：取消打印区域

当您需要恢复打印整个工作表，或者重新设置打印区域时，可以按以下步骤取消：

  1. 点击顶部菜单栏的 “页面布局” 选项卡。
  2. 点击 “打印区域” 按钮，在下拉菜单中选择 “取消打印区域”。

之前的虚线框会消失，打印范围恢复为默认的活动工作表。

三、快捷技巧：单次打印指定选区（临时方案）

如果您只是偶尔需要打印表格的某个部分，不想设置一个固定的打印区域，这个方法最适合您。

  1. 选中区域： 在表格中用鼠标选中您想临时打印的部分。
  2. 打开打印窗口： 按下快捷键 Ctrl+P 或者通过“文件” -> “打印”进入打印预览界面。
  3. 更改打印范围： 在打印设置界面左侧，找到“打印范围”或类似的设置项（通常默认是“打印活动工作表”）。
  4. 选择“打印选定区域”： 点击下拉菜单，将其更改为 “打印选定区域”。

此时，右侧的预览窗口会立即更新，只显示您刚刚选中的内容。这种设置是一次性的，不会被保存到文件中，关闭打印窗口后即失效。

四、进阶技巧1：打印多个不连续的区域

有时候，您需要打印同一张工作表上互不相连的两个或多个区域，比如表格的头部和尾部。操作如下：

  1. 按住Ctrl键选择： 首先，选中第一个您想打印的区域（如 A1:C10）。
  2. 然后，按住键盘上的 Ctrl 键不放，接着用鼠标选中第二个、第三个…您想打印的区域（如 E1:G10）。
  3. 设置打印区域： 选完所有不连续的区域后，松开 Ctrl 键。然后按照方法二的步骤，点击“页面布局” -> “打印区域” -> “设置打印区域”。

WPS会将您选择的每个区域视为一个独立的打印任务，通常会分别打印在不同的页面上。您可以在打印预览中查看分页效果。

五、进阶技巧2：使用“分页预览”直观调整打印范围

“分页预览”是一个非常强大的可视化工具，它能让您像拖动窗口一样直观地调整打印区域和分页符。

  1. 进入分页预览模式： 点击顶部菜单栏的 “视图” 选项卡，然后点击 “分页预览”。
  2. 观察界面： 此时，工作表背景会变为灰色，打印区域会以白色背景和蓝色边框高亮显示。蓝色的实线代表打印区域的边界，蓝色的虚线代表自动分页符。
  3. 调整打印区域： 将鼠标指针移动到蓝色的实线边框上，当指针变为双向箭头时，按住鼠标左键拖动即可扩大或缩小打印区域。
  4. 调整分页： 同样，您也可以拖动蓝色的虚线来手动调整分页位置。
  5. 退出预览： 调整满意后，点击“视图” -> “普通”，即可返回常规编辑模式。

六、专业秘籍：让打印效果更完美的实用设置

仅仅设置好打印区域还不够，配合以下设置能让您的报表更专业：

  • 页面缩放： 在打印预览（Ctrl+P）界面的设置中，找到“缩放”选项。您可以选择“将整个工作表打印在一页”或“将所有列打印在一页”，避免数据被分割到不同页面。
  • 打印标题行/列： 对于多页报表，可以设置每一页都打印相同的表头。在“页面布局”中点击“打印标题”，在弹出的对话框中设置“顶端标题行”或“左端标题列”。

    • – 页边距和方向： 在打印预览界面，可以方便地调整页边距（标准、宽、窄）和纸张方向（纵向、横向），以获得最佳的页面布局。

七、常见问题（FAQ）解答

问：为什么我设置了打印区域，但打印预览里还是显示整个表格？
答：请检查在打印预览（Ctrl+P）界面的打印范围设置。您可能无意中选择了“打印活动工作表”或“打印整个工作簿”。请确保其设置为“打印选定区域”（如果临时选择）或在未做任何临时选择时，它会默认遵循您设置的固定打印区域。
问：如何在已有的打印区域基础上，增加一小块新的区域？
答：首先，选中您原有的打印区域，然后按住 Ctrl 键，再选中您想新增的区域。最后，重新执行一次“页面布局” -> “打印区域” -> “设置打印区域”即可。WPS会自动将新旧区域合并为新的打印范围。
问：固定“打印区域”和临时“打印选定区域”到底有什么区别？
答：核心区别在于持久性。通过“页面布局”设置的“打印区域”是固定的，会随文件保存，下次打开依然有效。而通过打印预览界面选择的“打印选定区域”是临时的，只对当前这一次打印操作有效，不会保存。

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