WPS审阅模式是一项强大的文档协作功能，它允许用户在不直接修改原文的情况下，清晰地追踪、记录、评论和管理文档的所有修订。当您与同事、编辑或导师协作处理一份文档时，任何人进行的添加、删除或格式更改都会以特定的颜色和标记显示出来。这使得每一处修改都一目了然，文档的原始版本得以保留，从而极大提升了团队沟通和编辑工作的效率、透明度和准确性。您和您的协作者可以轻松地逐一审阅这些修改，并决定是接受还是拒绝，确保最终版本的完美无瑕。
目录
- 究竟什么是WPS审阅模式？它为何对团队协作至关重要？
- 如何在Mac版WPS中开启和关闭审阅模式？
- 深入解析审阅工具栏的核心功能
- 如何个性化您的审阅身份？（修改用户名和颜色）
- 修订内容的显示方式有哪些不同？
- 面向高阶用户的实用高级技巧
- 如何利用WPS文字进行文档比较？
- 如何处理带修订内容的文档打印与分享？
- 常见问题与故障排除
- 提升专业度的协同编辑最佳实践
- 为何选择WPS Office for Mac满足您的协作需求？
究竟什么是WPS审阅模式？它为何对团队协作至关重要？
在任何需要多人参与文档编辑的场景中，无论是合同草拟、学术論文修改，还是市场报告的撰写，如何有效管理修改痕迹都是一个核心痛点。WPS审阅模式正是为此而生的解决方案。它并非简单地记录谁改了什么，而是一套完整的、非破坏性的编辑工作流程。当该模式被激活后，所有的编辑操作都会被“标记”而非“执行”。
例如，您删除一段文字，它不会立即消失，而是会显示为带有删除线的状态；您添加新的句子，它会以不同颜色和下划线的方式呈现。这种机制带来了几个不可替代的优势：
- 清晰的责任歸屬： 每一处修改旁边都会标注修订者的姓名和时间，谁在何时做了何种修改，一清二楚，避免了混淆和误解。
- 版本控制的简化： 您無需再保存“v1.0”、“v2.1”、“final”、“final_final”等多个文件版本。一份文档内就包含了从初稿到终稿的所有演变过程。
- 高效的溝通： 协作者可以使用“批注”功能，針對某個具體修改或某段文字提出问题或解释原因，将讨论直接嵌入到文档上下文中，溝通效率远高于使用即时通讯软件或邮件来回討論。
- 保障文档安全性： 在最终定稿前，原始内容始终被保留。即使某个修改不合适，也可以一键“拒绝”，轻松恢复到修改前的状态，有效防止了关键信息的误删。
如何在Mac版WPS中开启和关闭审阅模式？
在您的Mac上使用WPS Office，启用审阅模式的操作非常直观。熟悉这一基本操作是高效协作的第一步。
激活审阅模式
要开始追踪文档的修改，您只需简单的几步操作。打开您需要进行协作的WPS文字文档，然后导航至顶部的菜单栏。找到并点击 “审阅” 选项卡。在该选项卡下方，您会看到一个名为 “修订” 的图标按钮。只需单击此按钮，当它呈现为高亮或被選中的状态时，审阅模式便成功激活了。从这一刻起，您或任何其他编辑者对文档所做的所有更改都将被自动追踪和标记。
关闭审阅模式
当文档修订完成，并且所有修改都已被处理（接受或拒绝）后，您可能希望关闭审阅模式，以获得一个干净的最终版本。关闭的过程与开启同样简单。再次回到 “审阅” 选项卡，找到并再次单击那个已经处于高亮状态的 “修订” 按钮。当按钮恢复到普通状态时，审阅模式即被关闭。请注意，关闭审阅模式并不会自动接受或拒绝文档中现有的修订标记，它只是停止追踪新的更改。您需要手动处理完所有已有标记，文档才会变得“干净”。
深入解析审阅工具栏的核心功能
激活审阅模式后，“审閱”选项卡下的工具栏就成了您的指挥中心。理解每个按钮的功能是高效处理修订内容的关键。
导航修订：“上一处”与“下一处”
当一篇长文档中布满了密密麻麻的修订标记时，手动滚动查找会非常低效且容易遺漏。“上一处” 和 “下一處” 按钮允许您在所有修订（包括格式更改、文字增删和批注）之间快速跳转。每次点击，光标会自动定位到前一个或后一个修订点，让您能够 focus on one change at a time，有条不紊地进行审阅。
管理修订：“接受”与“拒绝”
这是审阅流程的核心。当光标定位到某一处修订时，您可以做出决定：
- 接受 (Accept)： 如果您同意这项修改，点击“接受”按钮。这项修订将正式成為文档的一部分。例如，被标记为删除的文字将彻底消失，新添加的文字将失去特殊颜色和下划线，变为正文。
- 拒绝 (Reject)： 如果您不同意这项修改，点击“拒绝”按钮。文档将恢复到该修订发生前的状态。例如，被删除的文字会恢复原状，新添加的文字则会被移除。
这两个按钮通常还帶有下拉菜单，提供如“接受所有修订”、“拒绝所有修订”等批量操作，极大提升了处理效率。
添加上下文：“批注”功能
有时，一个简单的“接受”或“拒绝”不足以表達您的意思。为什么这项修改是必要的？某个建議是否有其他替代方案？这时 “新建批注” 功能就派上了用场。您可以选中任意文字或定位到某个修订处，然后添加批注。这会在页面边缘创建一个批注框，您可以在其中输入详细的解释、提出问题或展开讨论。批注是协作的灵魂，它将修改从“操作”提升到了“对话”的层面。
如何个性化您的审阅身份？（修改用户名和颜色）
在多人协作的环境中，清晰地区分不同审阅者的身份至关重要。WPS Office允许您自定义修订时显示的用户名和颜色，让协作者一眼就能看出哪部分修改是谁做的。
要修改您的审阅身份信息，通常需要进入WPS Office的偏好设置。在Mac上，您可以点击屏幕左上角的 “WPS Office” 菜单，选择 “偏好设置” 或 “选项”。在弹出的对话框中，找到 “用户信息” 或类似的标签。在这里，您可以修改您的 “姓名” 或 “用户名” 以及 “缩写”。这里设置的姓名将会显示在您的修订标记和批注中。
WPS通常会自动为不同的审阅者分配不同的颜色以作区分。雖然直接修改自己颜色的选项可能不那么直接，但通过确保每位协作者在各自的WPS客户端中设置了独一无二的用户名，系统就能更好地自动分配颜色。这一个小小的设置，对于 maintain clarity in a heavily edited document 来说，作用巨大。
修订内容的显示方式有哪些不同？
WPS审阅模式提供了多种视图，让您可以根据当前的需求选择最合适的修订显示方式。在“审阅”选项卡中，您会找到一个下拉菜单（通常名为“显示以供审阅”或类似名称），其中包含以下几种模式：
| 显示模式 | 效果描述 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 简单标记 | 在文档边缘用红色竖线标示出有修改的行，但不直接显示具体修改内容。界面最简洁。 | 希望 focus on reading the final version’s flow，同时了解哪些地方有过改动。 |
| 所有标记 | 显示所有修改的全部细节，包括删除线、带颜色的新增文字、格式更改说明以及批注。 | |
| 无标记 | 临时隐藏所有修订标记，显示文档在应用所有修订之后的样子，但不真正接受修订。 | 想预览最终文档的排版和外观，不受修订标记干扰时使用。 |
| 原始状态 | 显示文档在进行任何修订之前的原始版本，所有后续修改都将被临时隐藏。 | 需要回顾或引用原始内容，与修改后的版本进行对比时非常有用。 |
熟练切换这些显示模式，能让您在宏观审阅和微观编辑之间自如切换，极大地提升了审阅的灵活性和效率。
面向高阶用户的实用高级技巧
掌握了基本操作后，一些高级技巧能讓您的协作效率更上一层楼。
一键接受或拒绝所有修订
当您审阅完整个文档并信任协作者的所有修改时，逐个点击“接受”会非常耗时。此时，您可以使用 “接受” 按钮下的下拉菜单，选择 “接受所有修订”。整个文档中的所有标记都会瞬间被整合，呈现出最终版本。同样，如果您想 completely discard all suggested changes，可以选择 “拒绝所有修订”，讓文档恢复到最初狀態。在执行此操作前，请務必确认，因为这是一个全局性的操作。
高效管理批注
当文档中充满批注时，管理它们也需要技巧。您可以使用 “上一条” 和 “下一条” 按钮在批注之间快速跳转。对于已经解决的讨论，您可以在批注上右键点击并选择 “解决批注” 或 “回复批 ‘完成’”，使其变灰或标记为已处理。当所有修订和讨论都结束后，您可以使用 “删除” 按钮下的 “删除文档中的所有批注” 功能，一键清除所有批注框，让文档版面变得干净整洁。
如何利用WPS文字进行文档比較？
除了实时追踪修订的审阅模式，WPS还提供了一个强大的“文档比较”功能，它在特定场景下非常有用。例如，如果您收到了一个未经审阅模式修改的“新版本”，但您不确定它与“旧版本”之间到底有哪些不同。这时，“文档比较”功能就能派上用场。
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在 “审阅” 选项卡下，找到 “比较” 按钮。点击后，WPS会提示您分别选择 “原文档” 和 “修订的文档”。确认后，WPS会自动生成一个新的文档。在这个新文档中，两个文件之间的所有差异都会以审阅模式的修订标记清晰地呈现出来。这样，您就可以像处理普通审阅文档一样，逐一查看、接受或拒绝这些差异，而無需用肉眼去逐行比对，省时省力。
如何处理带修订内容的文档打印与分享？
当您需要打印或分享处于审阅状态的文档时，WPS提供了灵活的选项，让您决定是否包含修订标记。
打印带修订标记的版本
如果您希望打印出来的纸质文档上保留所有修订标记和批注，以便进行线下讨论和审阅，操作非常简单。在打印预览界面，通常会有一个选项，询问您希望打印的内容。请确保您选择的是 “打印文档及标记” 或类似的选项。这样，打印出来的文档就会忠实地反映您在“所有标记”视图下看到的内容。
打印干净的最终版本
在分享最终版本或存档时，您需要一份不含任何修订标记的干净文档。在打印之前，请务必处理完所有修订（全部接受或拒绝）并删除所有批注。或者，您可以在打印设置中选择 “打印文档” 而非“打印文档及标记”，这样即使文档中仍有未处理的标记，打印出来的也会是“无标记”视图下的效果。为了保险起见，最佳实践是先接受所有修订，生成最终稿，然后再进行打印或分享。
常见问题与故障排除
在使用WPS审阅模式时，用户可能会遇到一些常见问题。这里提供一些快速的解决方案。
为什么我在审阅模式下无法正常编辑文档？
这通常是因为文档被设置了 “限制编辑”。在“审阅”选项卡下，检查是否存在一个名为 “限制编辑” 或 “保護文档” 的功能被激活。如果被激活，文档可能被设定为只允许添加批注或填写表单，而禁止自由编辑。您需要取消此限制才能正常编辑。另外，请确认您没有处于“原始状态”显示模式，该模式下也不允许编辑。
如何在最终提交前确保所有修订痕迹都被彻底移除？
这是至关重要的一步，以避免泄露敏感的编辑过程信息。最可靠的方法是：首先，转到“审阅”选项卡，使用 “接受” 按钮下的 “接受对文档的所有修订”。然后，使用 “删除” 按钮下的 “删除文档中的所有批注”。完成这两步后，保存文档。您还可以通过WPS的“文档检查”功能（如果可用）来扫描文档，查找任何残留的修订信息或批注。
提升专业度的协同编辑最佳实践
工具本身是中立的，但如何使用它决定了协作的效率和质量。遵循以下最佳实践，能让您的团队协作更加顺畅专业。
建立清晰的沟通协议
在协作开始前，团队应统一规范。例如，规定由谁来最终决定接受或拒绝修订？是否所有修改都必须附带批注说明理由？约定一个修改的截止日期。清晰的规则可以避免混乱和不必要的返工。
用批注解释复杂的修改
对于那些不那么直观的修改，比如重组整个段落或替换一个关键术语，一定要使用批注。简单地进行修改可能会让原作者感到困惑甚至冒犯。在批注中简要说明您修改的 rationale（“这样修改可以使逻辑更清晰”、“这个术语更符合行业标准”），能让协作过程更加順畅和富有建设性。
在接受所有修订前进行最终通读
即使您已经逐一审阅了所有修改，也切忌直接点击“接受所有修订”就完事。在接受所有修改后，将视图切换到“无标记”，完整地通读一遍文档。这有助于发现因局部修改而导致的整体连贯性问题或语法错误，确保最终版本的完美。
为何选择WPS Office for Mac满足您的协作需求？
对于广大的Mac用户而言，选择一款既能无缝融入macOS生态，又能提供强大专业功能的办公套件至关重要。WPS Office for Mac正是这样的理想选择。它不仅完美兼容Microsoft Office格式，确保您与使用Windows的同事协作时文件不会出现格式错乱，而且其审阅模式等核心功能经过精心设计，操作逻辑清晰，性能稳定。
WPS for Mac体积轻巧，启动迅速，不会像某些 bloated software 一样消耗您宝贵的系统资源。其简洁美观的界面设计与macOS的美学风格融为一体，为您提供愉悦的工作体验。无论是处理复杂的合同审阅，还是进行简单的文章校对，WPS Office for Mac强大的审阅功能和卓越的兼容性，都将成为您在Mac平台上进行高效、无憂文档协作的坚实后盾。
